Narzędzia komunikacji wewnętrznej nie tylko w korporacjach

Nieważne, jaką wielkość przedsiębiorstwa czy sektor gospodarczy weźmiemy pod uwagę. Istnieje pewien mechanizm, który potrafi zoptymalizować działania w każdej firmie i organizacji. Jesteś ciekawy, co to takiego? Zapraszam do lektury.

Komunikacja to podstawa

Właściwe porozumiewanie się w strukturze biznesowej, zwłaszcza tej rozbudowanej, to kwestia priorytetowa. Po pierwsze, efektywność personelu jest zależna od posiadanej wiedzy. Zarówno na temat produktów, usług, wprowadzanych zmian jak i kluczowych wartości dla firmy. Z kolei decyzje dotyczące strategii przeważnie są omawiane i zapadają w bardzo wąskim gronie. Często odbywa się to za drzwiami gabinetów prezesów i kadry zarządzającej. Owszem ustalenia są przekazywane pracownikom niższego szczebla. Jednak nim to się stanie, mija sporo czasu i informacje ulegają pewnym zniekształceniom. W efekcie powstaje niepotrzebny chaos, którego można było uniknąć.

Po drugie, zaangażowanie pracowników wzrasta w momencie, gdy czują, że ich opinie i sugestie są brane pod uwagę. Dlatego przekaz informacji jedynie w jednym kierunku nie jest traktowany najlepiej i bardzo często bywa pomijany przez odbiorców. Co za tym idzie jest nieskuteczny. A wystarczy przecież tak niewiele, aby to zmienić i stymulować do ciągłej kreatywności. Dzięki temu, nie tylko pracownicy poczują się ważni dla organizacji, ale również może okazać się, że ich pomysły będą strzałem w dziesiątkę.

Po trzecie, bezpośredni kontakt z klientem mają z reguły kierownicy i managerowie niższych szczebli. Do tej, jakże często niedocenianej grupy, zaliczyć należy również przedstawicieli handlowych. To oni jako pierwsi dowiadują się o problemach czy sugestiach zgłaszanych przez odbiorców Twojego biznesu. Oni również mają możliwość natychmiastowej reakcji. Ważne jest jednak to, by była ona właściwa. Optymalizacja procesu przepływu informacji w jednostce pomaga utożsamiać się pracownikom z firmą i właściwie odpowiadać na stawiane zarzuty. Wzmacnia także ich lojalność i pomaga przetrwać nawet w chwilach kryzysu.

Nić porozumienia

Już raport opublikowany przez firmę GFMP Management Consultants w roku 2009 informował o tym, że intranet to najczęściej wykorzystywane narzędzie w komunikacji wewnętrznej przedsiębiorstwa. Podczas gdy zaledwie rok wcześniej był on poza podium, a w czołówce znajdowały się tablice informacyjne, eventy a także spotkania zespołowe.

Rok 2009 był przełomowym dla intranetu. Ale czym właściwie jest system, którego nazwa jest tak bardzo podobna do nazwy „Internet”? W uproszczeniu jest to system komputerowy, który współdzieli swoje zasoby w konkretnym przedsiębiorstwie. Ma do niej dostęp każdy zalogowany użytkownik. Nazwy te są do siebie tak podobne, gdyż upraszczając można powiedzieć, że jest to taki „internet”, ale z dostępem tylko dla określonych osób – najczęściej przedstawicieli danej organizacji.

Rozwiązania roku 2017

Od momentu, gdy portal intranetowy zawładnął firmową komunikacją minęło już sporo czasu. Dużo się też zmieniło w ciągu ostatnich lat. Jak zatem obecnie wygląda intranet dla firm?

Narzędzie jest wykorzystywane najczęściej w obrębie czterech istotnych stref działania:

1. informacja – czyli wszystko to, co dzieje się każdego dnia (aktualności, ogłoszenia, ankiety dotyczące satysfakcji itp.)
2. biznes – kwestie związane nie tylko z prowadzonymi projektami w firmie, ale także rozwojem załogi (dokumentacja projektowa, materiały e-learningowe, raporty z działalności)
3. organizacja – sekcja, w której znaleźć można wszelkie formalności (badania opinii, procedury firmowe, dane pracowników)
4. integracja – miejsca, w których pracownicy mogą wymieniać się informacjami, ciekawostkami branżowymi i nie tylko (poczta e-mailowa, fora dyskusyjne)

Jeśli jeszcze zastanawiasz się nad tym, czy warto zoptymalizować komunikację w twoim biznesie, podpowiadam, że tak. Spójrz na największe światowe biznesy. Wszystkie już korzystają z mniej lub bardziej rozbudowanego systemu komunikacji wewnętrznej czyli intranetu dla firm.