Workflow, czyli minimum błędów przy maksimum efektywności

Zorganizowanie odpowiedniego workflow w firmie zapewnia przede wszystkim szybsze oraz łatwiejsze funkcjonowanie całej organizacji, a także większe bezpieczeństwo przepływu informacji. Elektroniczny obieg dokumentów, szczególnie tych dotyczących finansów przedsiębiorstwa, to rozwiązanie nie tylko zgodne z prawnego punktu widzenia, ale również jeden z najważniejszych aspektów funkcjonowania każdego współczesnego podmiotu gospodarczego.

Papierologia

Dokumentacja księgowa jest potwierdzeniem dokonania określonych transakcji gospodarczych, która powinna przede wszystkim zapewniać rzetelne przedstawienie danych o faktycznym ich przebiegu. Mówi o tym konkretna ustawa o rachunkowości, wymieniająca odpowiednie wymagania odnośnie prawidłowego przygotowywania dowodów. Standardowe tworzenie dokumentacji księgowej firmy w wersji papierowej jest pracochłonne i bardzo często może prowadzić do pojawienia się w niej uchybień oraz nieścisłości. Pomocnym w tym procesie jest na pewno elektroniczny obieg dokumentów księgowych, który nie tylko minimalizuje ryzyko popełnienia jakiejkolwiek pomyłki w obliczeniach, zniszczenia lub utraty dokumentu, ale również zapewnia bezpieczeństwo oraz szybkość realizacji i przygotowania jakichkolwiek dokumentów rozliczeniowych.

Elektroniczny obieg dokumentów księgowych

Odpowiednie zarządzanie firmową dokumentacją zdecydowanie poprawia funkcjonowanie całej organizacji. Przeważnie w przedsiębiorstwie, w którym nie wdrożono elektronicznego obiegu dokumentów, każdy dział firmy pracował jako autonomiczna jednostka, przez co dostęp do konkretnych dokumentów był mocno ograniczony, co z kolei wydłużało czas realizacji procedur księgowych oraz konkretnego zewnętrznego zlecenia oferowanego przez firmę. Elektroniczny obieg dokumentów księgowych umożliwia każdemu działowi w firmie na swobodny dostęp do wszystkich bieżących informacji, eliminując tym samym przeoczenie lub ryzyko zgubienia ważnych dokumentów.

Odpowiednio opracowany oraz wdrożony obieg dokumentów księgowych to nie tylko efektywniejsze funkcjonowanie całego przedsiębiorstwa, ale również duża oszczędność artykułów i sprzętów biurowych (np. papieru, drukarek, tuszów, długopisów, ołówków, itp.). Takie rozwiązanie nie posiada żadnych ograniczeń pod względem branży czy też wielkości firmy, w której ma być wdrożone. Może doskonale współpracować z innymi rozwiązaniami, pozwalającymi na przygotowywanie czy też tworzenie zestawień niezbędnych w pracy np. kadry zarządzającej organizacją.

To, co najważniejsze dla każdego biznesu korzystającego z elektronicznego obiegu dokumentów, to na pewno:

• realne i wymierne korzyści finansowe związane przede wszystkim z niemal całkowitym zmniejszeniem kosztów dotyczących przesyłek pocztowych, wydruków, papierowych faktur oraz ograniczeniem kosztów archiwizacji dokumentacji, a także zwiększeniem efektywności raportowania oraz przetwarzania informacji,
• wyeliminowanie błędów w przygotowywaniu wszelkich dokumentów związanych z prawidłowym funkcjonowaniem administracji firmy,
• nowatorstwo, czyli automatyzacja oraz szybkość w przeprowadzaniu procesów związanych z księgowaniem, fakturowaniem, ewidencją dokumentów, raportowaniem czy też przetwarzaniem informacji,
• rzetelność i transparentność danych, a także bezpieczeństwo archiwizowanych informacji.

Nieodzowne wsparcie dla każdej firmy

Rozwiązania wspierające odpowiedni obieg dokumentów księgowych w firmie to na pewno bardzo dobre wsparcie każdego przedsiębiorstwa w zakresie księgowości, ewidencji podatkowej oraz samej sprzedaży produktów lub usług. Bez tego rodzaju rozwiązań chyba żadna obecnie firma nie będzie w stanie efektywnie i sprawnie funkcjonować na rynku.