Jak zorganizować sprawny obieg dokumentów księgowych w firmie

Odpowiednio zorganizowany workflow w firmie pozwala na zmniejszenie ilości dokumentów krążących po wszystkich strukturach organizacji. Takie rozwiązanie znacznie skraca czas przetwarzania dokumentów, ułatwia dostęp do wszelkiego rodzaju zarchiwizowanych informacji oraz zdecydowanie poprawia poziom zabezpieczenia gromadzonych informacji. Jak więc efektywnie zorganizować sprawny obieg dokumentów w firmie, aby spełniał on swoją funkcję?

Obieg dokumentów księgowych spersonalizowany dla konkretnej firmy

Najważniejsze w organizacji obiegu dokumentów w firmie jest to, aby takie rozwiązanie odpowiednio przystosować zarówno do potrzeb, jak i możliwości konkretnego przedsiębiorstwa. Nie ma jednego, uniwersalnego modelu organizacji obiegu dokumentów w firmie. Każde z przedsiębiorstw powinno wypracować swój własny, indywidualny system przepływu dokumentów księgowych, który powinien być skonstruowany na jak najbardziej prostych zasadach.

Obieg dokumentów księgowych musi być nie tylko sprawny, ale i zgodny z przepisami. Odpowiedni przepływ dokumentów pozwala wprowadzić do ewidencji podatkowo-rachunkowej właściwych danych dokumentujących transakcje gospodarcze w bardzo krótkim czasie od ich powstania. Zorganizowany obieg dokumentów księgowych umożliwia także na szybkie archiwizowanie wszystkich dokumentów w takiej kolejności, jakiego wymaga ustawa o rachunkowości oraz przepisy podatkowe.

Przemyślany przepływ dokumentów

Prawidłowo zorganizowany obieg dokumentów księgowych powinien dotyczyć takich etapów, jak: rejestrowanie, porządkowanie, klasyfikacja oraz archiwizacja dokumentów. Te procesy dotyczą prawidłowego obiegu dokumentów zarówno przychodzących, jak i wychodzących. Każdy dokument, będący w obiegu firmy, powinien zostać odpowiednio zweryfikowany odnośnie jego przydatności dla przedsiębiorstwa, a następnie właściwie zakwalifikowany oraz zarchiwizowany.

Elektroniczny obieg dokumentów księgowych

Obecnie zdecydowana większość przedsiębiorstw w Polsce prowadzi swoją wewnętrzną księgowość w formie elektronicznej. Wykorzystywane są w tym celu zaawansowane systemy elektronicznego obiegu dokumentów i informacji, które pozwalają na odpowiednią standaryzację, usystematyzowanie oraz koordynację obiegu dokumentów księgowych w firmie. Dzięki takim systemom elektronicznego obiegu dokumentów możliwy jest m.in. płynny przepływ i wysyłka e-faktur, zarządzanie umowami, rozliczanie delegacji, rejestracja i ewidencja dowodów księgowych, rozliczenia pracownicze oraz rozliczenia z kontrahentami.

Wszelki obieg dokumentów księgowych w firmie powinien być chroniony przed nieautoryzowanymi zmianami, nieupoważnionym dostępem oraz uszkodzeniem lub zniszczeniem takich informacji. Dlatego też w przypadku elektronicznego obiegu dokumentów księgowych powinno się stosować również zewnętrzne nośniki danych oraz tworzyć kopie zapasowe informacji, które ochronią organizację przed utrata ważnych informacji, a także stosować odpowiednie informatyczne środki ochrony zewnętrznej.